Proses Administrasi (Artikel Lengkap)

Kata Manajemen berasal dari Bahasa Inggris yaitu manage, atau dalam Bahasa Indonesia bisa diartikan yaitu mengendalikan atau mengelola. Definisi Manajemen ialah suatu seni mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan utama dalam suatu organisasi melalui proses perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), dan mengelola (Controlling) sumber daya insan dengan cara efektif dan efisien.

1. Fungsi dan Proses Manajemen

Belum ada janji resmi perihal fungsi manajemen. Setiap hebat mempunyai pendapatnya masing-masing. Salah satunya ialah G.R. Terry yang menyatakan bahwa administrasi mempunyai empat fungsi (Suhardana, 2008), yaitu:

1. Planning atau Perencanaan.
2. Organizing atau Pengorganisasian.
3. Actuating atau Penggerakan/Pengarahan.
4. Controlling atau Pengawasan/Pengendalian.

Ke empat fungsi ini biasanya disingkat POAC dan keempatnya berlangsung secara sedikit demi sedikit membentuk proses manajemen.

2 Proses Manajemen

Gambar 1 Proses Manajemen: Perencanaan, Pengorganisasian, Kepemimpinan, Pengendalian (Griffin, 2004).

Proses administrasi berkaitan dengan fungsi dasar manajemen. Masing-masing ibarat pada gambar 1: perencanaan dan pengambilan keputusan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Semua manajer yang bekerja pada aneka macam macam organisasi bertanggung jawab atas keempat fungsi tersebut. Berikut klarifikasi dari proses manajemen, yaitu:

1. Planning atau Perencanaan

Perencanaan ialah proses untuk memilih tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya. Melalui perencanaan, seorang manajer mengidentifikasi hasil kerja yang diinginkan serta mengidentifikasi cara-cara untuk mencapainya. Kemudian dari tujuan tersebut maka orang-orang di dalamnya mesti membuat taktik dalam mencapai tujuan tersebut dan sanggup menyebarkan suatu planning acara suatu kerja organisasi. Perencanaan dalam administrasi sangat penting alasannya ialah inilah awalan dalam melaksanakan sesuatu.

Dalam merencanakan, ada tindakan yang mesti dilakukan memutuskan ibarat apa tujuan dan sasaran yang dicapai, merumuskan taktik dan taktik biar tujuan dan sasaran sanggup tercapai, memutuskan sumber daya atau peralatan apa yang diperlukan, dan memilih indikator atau standar keberhasilan dalam mencapai tujuan dan target.

2. Organizing atau Pengorganisasian

Pengorganisasian ialah proses pinjaman tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana. Dengan pengorganisasian, manajer mewujudkan planning menjadi tindakan kasatmata melalui penentuan tugas, penunjukan personel, dan melengkapi mereka dengan teknologi dan sumber daya yang lain.

3. Actuating atau Pengarahan/Kepemimpinan

Kepemimpinan ialah proses untuk menumbuhkan semangat pada karyawan supaya bekerja ulet serta membimbing mereka melaksanakan planning dalam mencapai tujuan. Dengan kepemimpinan, manajer membuat komitmen, mendorong usaha-usaha yang mendukung tercapainya tujuan serta mempengaruhi para karyawan supaya melaksanakan yang terbaik untuk kepentingan organisasi. Proses implementasi acara supaya bisa dijalankan kepada setiap pihak yang berada dalam organisasi serta sanggup termotivasi biar semua pihak sanggup menjalankan tanggung jawabnya dengan sangat penuh kesadaran dan produktivitas yang sangat tinggi. Adapun fungsi pengarahan dan implementasi yaitu menginplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pinjaman sebuah motivasi untuk tenaga kerja supaya mau tetap bekerja dengan efisien dan efektif untuk mencapai tujuan; Memberikan kiprah dan klarifikasi yang teratur mengenai pekerjaan; dan menjelaskan kebijakan yang telah ditetapkan.

4. Controling atau Pengawasan/Pengendalian

Pengendalian ialah proses pengukuran kinerja, membandingkan antara hasil bahwasanya dengan planning serta mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan. Melalui pengendalian, manajer melaksanakan kontak secara aktif dengan apa yang dilakukan oleh karyawan, mendapat serta menginterprestasikan laporan perihal kinerja serta memakai isu tersebut untuk merencanakan tindakan yang bersifat membangun serta perubahan. (Schermerhorn, 1996)

3 Peran Manajer

Manajer ialah seorang yang pengalaman, pengetahuan, dan keterampilannya diakui oleh organisasi untuk memimpin, mengatur, mengelola, mengendalikan dan menyebarkan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan.

Henry Mintzberg menyampaikan bahwa kiprah manajer sehari-hari meliputi beberapa kiprah yang harus dilakukan dengan baik. Berikut memperlihatkan 10 kiprah manajer yang dikelompokkan menjadi tiga kategori:

Gambar 2 Sepuluh Peran Manajer di susun oleh Henry Mintzberg

Peran interpersonal (interpersonal roles) seorang manajer menyangkut interaksi dengan pihak dalam maupun luar perusahaan. Peran informasional (informational roles) melibatkan pemberian, penerimaan, dan penganalisisan informasi. Peran pengambilan keputusan (decisional roles) menyangkut pemanfaatan isu untuk membuat keputusan dalam memecahkan permasalahan atau melihat kesempatan yang ada.

4 Ketrampilan Manajemen

Ketrampilan (skill) ialah suatu kemampuan untuk menterjemahkan pengetahuan ke dalam praktek sehingga tercapai hasil kerja yang diinginkan. Manajer tentu saja membutuhkan banyak sekali ketrampilan. Ketrampilan yang paling penting ialah ketrampilan yang memungkinkan manajer bisa membantu orang lain sehingga menjadi lebih produktif di kawasan kerja. Robert L. Katz menggolongkan keterampilan dasar manajer tersebut menjadi tiga kategori: Teknis (technical), Kemanusiaan (human), dan Konseptual (conceptual).

a. Keterampilan Teknis (Technical Skill)

Keterampilan teknis ialah kemampuan untuk memakai keahlian khusus dalam melaksanakan kiprah tertentu misalnya ialah akuntan, insinyur, peneliti pasar, hebat komputer, dll. Pada awalnya, keterampilan semacam itu umumnya diperoleh melalui pendidikan formal dan kemudian dikembangkan lebih lanjut melalui training dan pengalaman kerja. Keterampilan teknis merupakan keterampilan yang terpenting bagi administrasi pada tingkat yang lebih rendah.

b. Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)

Kemampuan kemanusiaan ialah kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain. Keterampilan tersebut muncul dalam bentuk rasa percaya, antusias, keterlibatan secara lapang dada dalam relasi interpesonal. Seorang manajer dengan human skill yang baik akan mempunyai tingkat kewaspadaan diri yang tinggi serta kemampuan untuk sanggup memahami perasaan orang lain. Mengingat dalam kerja manajerial sifat relasi antar insan sangat dominan, maka keterampilan ini sangat penting bagi manajer. Keterampilan tersebut sama pentingnya bagi semua manajer di aneka macam tingkatan.

c. Keterampilan Konsepsual (Conceptual Skill)

Keterampilan konsepsual ialah kemampuan untuk berpikir secara analitis. Semua manajer harus mempunyai kemampuan untuk melihat suatu situasi secara luas serta bisa memecahkan permasalahan yang akan memperlihatkan manfaat bagi mereka yang perlu diperhatikan. Keterampilan tersebut meliputi kemampuan untuk merinci permasalahan menjadi beberapa bab yang lebih spesifik sehingga sanggup dilihat kaitan antar masing-masing bab tersebut, serta mengetahui dampak dari setiap permasalahan itu bagi orang lain. Semakin tinggi tingkatan tanggung jawab manajer dalam organisasi maka semakin banyak permasalahan rumit yang mempunyai implikasi jangka panjang yang akan mereka hadapi.

---

Daftar Pustaka

Griffin, R. W. (2004). Manajemen edisi 7. Jakarta: Erlangga.
Schermerhorn, John R. Jr. 1996. Manajemen – Buku 1. Yogyakarta: Andi.

Suhardana, K.M. 2008. Pengantar Manajemen Bernuansa Hindu. Surabaya: Paramita.